Privatlivspolitik for Charlottenlund Kajakklub PALO

PALO’s dataansvar
PALO behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Charlottenlund Kajakklub PALO er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 

Kontaktperson:

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og mailadresse.
• Oplysninger om tillidshverv i relation til klubben

Hvor får vi oplysninger fra?
Vi får oplysningerne fra dig.

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

• Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder medlemsinformation, planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Information til medlemmerne og afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i klubben, der afbilder en konkret aktivitet eller situation
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 18, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Videregivelse af dine personoplysninger

• I forbindelse med stævnedeltagelse sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisation.
• Medlemmers navn, mailadresse, fødselsdato, køn og telefonnummer videregives til DKF (iPaddle). Så de kan sende et medlemsblad, et EPP2 bevis og for, at medlemmer kan tildeles licens.
• Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Dine rettigheder
Du har en række rettigheder ifølge persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til klubben. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen nederst på siden i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på PALOs hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.